비즈니스 미팅 일정을 조율하는 방법 3가지
비즈니스 미팅 일정 조율은 번거롭고 귀찮은 일 중 하나입니다. 어느 직군이든 회사 생활을 하면 미팅을 잡아야 하는 순간은 셀 수 없이 많죠. 특히 참석자들의 일정이 맞지 않는 문제로 더 복잡합니다. 하지만 비즈니스 미팅은 중요한 의사결정을 내리고 효율적인 업무를 수행하는 데 필수적인 요소 중 하나입니다. 우리는 주로 구글 캘린더나 마이크로소프트 아웃룩을 통해 일정을 관리합니다. 하지만 미팅 시간을 선택하고 확정하는 데 있어 번거로움을 덜어주지는 않아요.
이번 블로그에서는 일정을 신속하게 조율하는 방법에 대해 함께 알아봐요!
모두가 참석할 수 있는 시간대를 찾기
여러 사람이 동시에 참석 가능한 미팅 시간을 찾는 것은 쉽지 않습니다. 각각의 참석자는 개인적인 일정과 이미 잡힌 미팅을 고려해야 하기 때문이죠. 적절한 시간에 미팅을 예약하지 않으면 잠재 고객을 잃을 수도 있습니다. 또한, 고객과 만나지 못하면 서로에게 좋은 관계를 형성할 수 없습니다. 비즈니스가 성공하려면 미팅을 빨리 잡는 것이 중요해요.
주로 같은 조직 사람들과 미팅을 잡을 때는, 먼저 팀원들의 캘린더를 하나하나 확인합니다. 조직 외부 사람들과 미팅을 예약할 때에는 그들의 일정을 확인하기 위해 정중하게 이메일을 주고받아야 합니다. 하나의 미팅을 잡는 데 몇 시간이 걸리기도 하죠. 그런데도 미팅 조율은 최대한 신속히 이루어져야 합니다. 적절한 시간을 예약하지 못하면 좋은 기회를 놓칠 수도 있고, 주어진 시간을 잘 활용하기 어려울 수 있기 때문입니다.
이 영상을 보면 구글 캘린더를 잘 활용할 수 있는 사용법이 잘 정리되어 있습니다. 구글 캘린더를 이용하면 다양한 방법으로 일정을 관리할 수 있게 되죠. 하지만 구글 캘린더의 사용법을 아무리 배우고 익혀도 미팅을 잡는 시간을 신속하게 만들어 주지는 않습니다.
하지만 우리에게는 이 문제를 해결해 줄 수 있는 솔루션이 있죠.
바로 스케줄링 툴 리캐치 Re:catch입니다. 리캐치를 이용하면 어떤 이점이 있을까요?
이메일을 주고 받는 시간을 절약하기 위해서는 리캐치와 같은 미팅 일정 도구를 사용하는 것이 좋습니다. 리캐치를 사용하여 초대받은 사람에게 예약 링크를 빠르고 쉽게 보내고, 초대받은 사람은 적절한 시간을 고를 수 있으니까요.
리캐치는 캘린더의 빈 시간대를 한 번에 표시하고, 초대받은 사람은 한 번의 하이퍼링크 클릭으로 예약을 확정해줍니다. 리캐치를 통해 시간을 절약하고, 미팅이 겹쳐 잡히는 상황을 방지할 수 있습니다.
시차가 다른 사람과 미팅 잡기
요즘 같이 하이브리드로 근무하거나, 전 세계적으로 흩어져 있는 팀원들과 다양한 시간대에 걸쳐 일정을 조정하는 것은 주요 과제가 될 수 있습니다. 더 많은 사람들이 집에서 일하고 전 세계의 동료와 고객들과 협업하면서 시간대 조정 문제는 더욱 커지고 있다고 하죠. 시차가 다른 지역에 있는 유저와 미팅을 예약하려면 표준시를 알고 그에 따라 일정을 조정해야 하니 가능한 선택지도 훨씬 좁아지곤 합니다.
여러 시간대의 유저들과 미팅을 예약하는 경우, 보통은 시차 계산기나 핸드폰 앱을 사용하곤 합니다. 또 다른 방법으로는 구글 캘린더를 통해 변환할 수 있죠. 하지만이 프로세스는 생각보다 많은 시간이 소요되곤 합니다.
리캐치와 같은 미팅 스케줄러 앱을 사용하면 시간대 조정을 쉽게 할 수 있습니다. 기존 방법인 수동 표준시 변환과는 달리 리캐치는 자동으로 사용자와 참석자의 표준시를 감지합니다. 사용자가 자신의 현지 시간대에 원하는 시간 슬롯을 클릭하면, 리캐치는 자동으로 상대방의 현지 시간대로 변환합니다.
예를 들어, 뉴욕의 한 영업사원이 런던에 있는 고객과 미팅 일정을 잡으려고 합니다. 이 영업사원은 리캐치를 사용하여 해당 고객에게 요청할 수 있는 가능한 시간대를 확인하는 것이죠. 이 때, 리캐치는 이미 런던 시간대로 조정된 미팅 일정 후보를 보냅니다. 리캐치는 시간대 조정을 단순화시켜 시차가 있는 사람들과의 회의 일정을 쉽게 잡을 수 있도록 도와주는 간편한 솔루션입니다.
이메일을 주고받는 데 소요되는 시간을 줄인다
서로 다른 여러 당사자와 상대할 때 공통적으로 사용 가능한 시간을 찾는 것은 어려운 일입니다. 참여하는 모든 사용자가 가능한 하나의 시간을 맞추기 위해서는 수많은 이메일이 오고 갈 수밖에 없습니다. 그런 번거로운 과정에서 일정이 충돌되기도 하죠.
실제로 긴 이메일을 계속해서 주고받는 것은, 세일즈 상담 및 고객 상담에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. Hubspot의 연구에 따르면, 질문을 받은 후 5분 이내에 리드에 대한 응답을 하는 경우, 30분 이내에 응답을 하는 것보다 거래 성사 가능성이 21배 높다고 해요. 리드 응답 시간은 실제 상황에서 생각보다 더 중요한 거죠.
리캐치를 사용하면 오고가는 메일을 줄일 수 있습니다. 빠르고 쉽게 상대에게 링크를 보내고, 그들이 가능한 시간을 선택하게 만드는거죠. 그냥 빈 시간대를 클릭하기만 하면 됩니다. 위와 같은 하이퍼링크에 예약 페이지가 연동되어 있고, 복사하여 이메일로 보내기만 하면 끝! 상대의 답을 기다리기만 하면 끝입니다.
리캐치를 통해서라면, 시간을 효율적으로 사용하고, 오고가는 이메일을 줄이고, 캘린더에 미팅이 중복되게 잡히지 않을 수 있도록 이 세 가지를 모두 공략할 수 있습니다. 리캐치를 사용하여 미팅을 잡을 때 자주 생기는 문제를 해결하고, 소중한 시간과 노력을 절약하세요! 일정이 지연되거나, 제대로 잡히지 않아 발생하는 큰 문제들을 피할 수 있으니까요. 이렇게 여러분이 미팅을 잡는 데 있어서 신속하고 효율적이라는 것을 고객과 상대에게 보여준다면, 그보다도 더 좋은 인상을 심어주기 어렵지 않을까요? 그렇게 미팅의 질을 향상시키고, 성공적인 결과를 이끌어 낼 수 있습니다.
