세일즈를 위한 박람회 부스 체크리스트, 성공적인 KPI 달성을 원한다면?

박람회 부스, 마케팅 전략, 박람회 준비 체크리스트, 박람회 배너, KPI 설정 — 출처: Freepik

박람회는 마케팅 혹은 세일즈, 어느 것이 목표가 되어야 할까요?

기업 마케팅 담당자라면 박람회에 참여해야 할지 혹은 참여하더라도 마땅한 성과를 만들어 낼 수 있을지 매년 고민하고 있을 거예요. 박람회는 참여하는 것만으로 큰 비용이 드는 것은 물론이고, 기획 단계부터 부스 설치와 현장 운영과 고객 상담, 전시 이후 후속 관리까지 준비하고 실행해야 할 일이 굉장히 많기 때문입니다. 하지만 투입하는 비용과 인력에 비해서 현장에서 체결되는 거래액이 적다면 효과가 떨어진다고 판단하게 될 수도 있어요.

박람회 참여 목적을 세일즈, 즉 체결된 계약 수 자체에 두고 결과에 좌절하고 있었다면, 전략의 목적과 목표를 다시 점검해 볼 필요가 있습니다. 박람회의 효율은 목적을 어떻게 설정하느냐에 따라 크게 달리지기 때문이죠. 박람회가 마케팅, 세일즈와 어떤 연관성을 가졌는지 살펴보고, 성공적인 박람회를 위한 KPI 설정 방법과 박람회 준비 체크리스트를 하나씩 소개해 드릴게요.

1. 박람회 부스가 효과적인 마케팅 전략 중 하나라고요?

박람회 목적은 크게 우리 기업과 제품, 서비스를 고객에게 알리는 마케팅과 영업 기회를 통해 고객에게 실질적으로 판매하는 세일즈로 나눌 수 있어요. 기업은 박람회에 참가하기 전에 현재 단계에서 우리 기업에 필요한 것이 브랜드 인지도를 형성하는 것인지, 매출을 확보하는 것인지를 결정하고, 정성적 정략적 목적과 목표를 설정해야 합니다. 이에 따라 박람회 부스를 구성하는 요소와 인력 배치 등 전략이 달라지기 때문입니다.

1) 마케팅을 위한 박람회를 준비한다면

박람회를 마케팅 수단으로 본다면 브랜드 인지도를 형성하는 중요한 채널로 활용할 수 있는데요, 현장에서 다양한 업계의 관계자가 모여 네트워크를 형성할 수 있고, 새로운 고객을 직접 만나 브랜드와 제품, 서비스를 알릴 수 있기 때문입니다. 또한, 광고부터 상담과 판매까지 한 곳에서 이루어지기 때문에 박람회를 제대로 활용하면 마케팅 뒷단의 세일즈에서도 좋은 결과를 기대할 수 있어요. 박람회 현장의 특성을 살펴보면 마케팅 수단으로써 중요한 이유를 알 수 있습니다.

박람회는 우리 제품군에 관심 있는 타겟 고객이 자발적으로 찾아와 능동적으로 정보를 구하고 상담을 요청하는 자리이기 때문에 제품 권유의 허들이 낮아요. 또한 고객은 제품을 눈으로 보고 직접 만지고 체험해 볼 수 있고, 기업은 브랜드를 인지하고 구매를 고려하는 고객을 현장에서 파악할 수 있기 때문에 즉석에서 더 많은 정보와 혜택을 제공하고 받을 수 있고, 이에 따라 구매 결정을 가속화 할 수 있죠.

상당수의 광고 수단이 온라인으로 옮겨간 디지털 시대에서 박람회는 고객과 직접 만날 수 있는 몇 안 되는 기회이며, 게다가 박람회의 주제에 공감하는 사람들을 만날 수 있다는 건 아주 큰 장점이기도 합니다. 적극적으로 다양한 네트워크를 형성함을 통해 협업이나 투자 등 새로운 기회 창출 역시도 가능한 자리가 바로 박람회입니다.

2) 세일즈를 위한 박람회를 준비한다면

과거에는 박람회 부스에 참가하는 주요 목적이 세일즈 그 자체였어요. 하지만 최근에는 소비 패턴이 변화하면서 오프라인 매장보다 온라인에서 구매하는 것이 훨씬 자연스러워졌습니다. 그렇기 때문에 박람회에 참여하는 목적을 세일즈 자체가 아니라, 세일즈로 연결될 수 있는 ‘세일즈 리드(Sales lead)’ 확보로 설정하는 게 훨씬 자연스러운 맥락을 만들 수 있어요.

아무리 큰 대기업이라도 박람회에 참가한 것만으로 현장에서 수십억 원대의 계약을 체결하기는 어려워요. 박람회 참여는 계약 체결이 아니라 관계 구축을 통해 잠재 고객을 확보하는 것이 목적이라는 점을 이해해야 합니다. 그렇기 때문에 무엇보다 획득한 리드를 팔로업하고 관리하는 후속 액션이 중요해요.

박람회 리드의 경우 현장에서 상담을 진행한 고객을 중요도에 따라 구분하고, 박람회가 끝난 뒤 최종 거래까지 이루어질 수 있도록 개별적인 관리가 필요해요. 중요도가 높은 고객일수록 직급이 높고 결정권을 가진 대표나 임원이, 장기적으로 관리할 필요가 있는 잠재 고객은 영업팀에서 관리하는 것이 좋습니다. 고객의 유형이나 중요도에 따라 아래와 같이 구분하여 관리해보세요.

A(즉시 거래 리드): 박람회 이후 즉시 거래할 의지를 드러낸 고객
B(후속 관리 리드): 박람회 후, 추가 자료 전송 또는 후속 미팅을 진행할 고객
C(장기 관리 리드): 장기적으로 관리하면 거래 또는 미팅 가능성 있는 고객

2. 박람회도 ‘KPI 설정’ 해야합니다!

성공적인 박람회 부스 운영을 위해서는 KPI 설정과 이에 기반한 마케팅 전략이 중요해요. KPI를 설정하면 목표 성과를 명확하게 설정하고 수치화하여 비교할 수 있기 때문입니다. 또한 큰 비용을 지불하고 참여하는 만큼 불분명한 목적은 자칫 예산을 낭비하게 될 수 있으므로 참가 신청을 고려하는 단계부터 철저한 계획이 필요합니다.

1) 박람회 KPI 설정 고려 사항

KPI 설정을 위해 SMART 목표 개념을 활용해 볼 수 있어요. SMART 목표는 Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound을 의미합니다.

✅ Specific: 목표가 명확하고 구체적인가?
박람회 KPI를 설정하려면 참가 목적을 구체적으로 결정해야 해요. 목표가 구체적일수록 올바른 방향에 집중해서 준비할 수 있기 때문입니다. 처음부터 구체적인 목표를 설정하기 어렵다면, 먼저 박람회를 통해 어떤 문제점을 해결하고자 하는지 생각해보고 문제를 정의해보세요. 기획이나 목표의 방향성을 수립하는데 도움이 됩니다

✅ Measurable: 측정할 수 있는 목표인가?
성과를 쉽게 측정하고 비교하려면 KPI는 수치화할 수 있어야 합니다. 가장 상위 차원에서는 신규 고객사를 몇 개나 확보할 것인지 설정할 수 있고, 그 전의 마케팅 리드, 세일즈 리드는 몇 명이나 수집할 것인지를 정할 수 있겠죠. 목표를 구체적으로 수치화하기 어렵다면 박람회에 참여한 고객과 내부 직원들을 대상으로 만족도 조사를 진행하고, 조사 결과를 수치화하는 것도 가능합니다.

✅ Achievable: 실현할 수 있는 목표인가?
너무 높은 목표는 설득력이 떨어질 수 있고, 구성원의 의욕을 저하시킬 수 있기 때문에 KPI는 실현 가능한 주요 단계에 따라 설정해야 해요.

✅ Relevant: 회사의 방향성과 연관이 있는가?
기업의 비즈니스 목표와 박람회 목표는 연관성을 가지고 있어야 합니다. 박람회에 참가함으로써 우리 회사가 달성하고자 하는 비즈니스 결과에 기여할 수 있어야 해요. 박람회를 통해 확보하고자 하는 정량적 수치인 ‘목표’와 박람회의 방향성을 결정지을 정성적인 ‘목적’을 비즈니스와 연결지어 설정해보세요.

✅ Time-bound: 목표 기간이 명확한가?
목표 설정할 때 마감 기한을 설정하는 것은 중요합니다. 기한을 설정할 때는 최종 마감일 외에도 분기별, 월별, 주별, 일별로 단계적인 점검도 필요합니다. 박람회의 모든 일정이 끝난 뒤에는 언제까지 리드 등록을 완료하고 어느 주기로 팔로업 할 것인지 등 기간별 목표를 미리 설정해두면 체계적인 목표 기간 관리가 가능할 거예요.

2) 참가 목적에 따른 KPI 예시

박람회는 인지도를 형성하고 잠재 고객을 발굴하기 위해 참여하는 마케팅 세일즈 채널입니다. 인지도 형성은 보통 참가의 정성적인 목적, 잠재 고객 발굴은 정량적인 목표 설정을 통해 KPI를 수립할 수 있죠. 인지도 형성의 경우, ‘우리 회사의 브랜드 의식을 높이는 것’이 목적이 되기 때문에 결과를 측정을 생략하곤 해요.

그러나 목적 역시도 박람회 부스 방문객 수, 언론보도 수 등을 통해 KPI 측정이 가능하고, 얼만큼의 인지도가 올라갔는지 수치화하여 확인할 수 있습니다. 박람회 참가 목적에 따라 크게 인지도 형성과 잠재 고객 발굴로 성과를 구분해 볼 수 있어요. 구분에 따른 KPI 예시를 몇 가지 소개드릴게요.

<인지도 형성>

박람회 부스 방문객 수
자사 브랜드나 제품, 서비스를 다룬 언론보도 수
부스 이벤트에 SNS 인증 참여한 수
제품 시연회나 홍보성 이벤트 참여자 수

<잠재 고객 발굴>

거래 분류(A~C)에 따른 세일즈 리드 수
추가 자료 및 샘플 등 요청 고객 수
후속 미팅 추진 고객 수
행사 만족 설문조사에 참여한 고객 수

3. 박람회의 KPI 달성을 위한, 박람회 준비 체크리스트

1) 박람회 부스 운영 가이드

박람회 KPI를 설정했다면, 박람회 운영을 위한 준비에 돌입할 차례입니다. 성공적인 박람회를 위해서는 전시 준비 단계부터 운영 현장, 사후 관리까지 단계별로 철저하게 준비해야 합니다. 박람회 준비 체크리스트를 사전, 현장, 사후로 나눈다면 아래와 같이 확인해 볼 수 있어요.

📌 사전 준비 및 홍보 체크리스트

✔ 잠재 고객을 끌어들일 수 있는 부스 공간을 기획했는가?
✔ 부스에 상주할 직원을 충분히 확보했는가?
✔ 상주 직원이 기업과 전시 제품/서비스에 충분한 지식을 가지고 있는가?
✔ 잠재 고객에게 제공할 회사소개서와 리플렛, 명함, 기념품 등을 충분히 확보했는가?
✔ 제품 샘플이나 서비스 시연을 위한 영상 등을 준비했는가?
✔ 박람회 참가를 알리는 보도자료와 SNS 홍보 등을 준비했는가?
✔ 기존/신규 고객을 박람회에 초청했는가?

📌 박람회 현장 체크리스트

✔ 부스를 찾은 고객의 상담 일지를 작성했는가?
✔ 잠재고객을 중요도에 따라 A~C로 구분하고, 사후 관리를 위한 준비를 했는가?
✔ 경쟁사나 타사의 부스를 방문해 정보를 수집하고, 네트워크를 쌓았는가?
✔ 부스에 전시한 물품의 파손이나 분실을 관리했는가?

📌 박람회 종료 후 체크리스트

✔ 부스에서 확보한 잠재고객에게 추가 자료를 보내거나 미팅을 잡는 등 사후 관리를 진행했는가?
✔ 현장에서 작성한 상담 일지와 각종 피드백을 바탕으로 사후 관리 전략을 수립했는가?
✔ 사전에 설정한 KPI의 성과를 측정하고 구성원과 공유했는가?

2) 박람회 배너 문구 추천

박람회 배너는 박람회를 찾은 방문자들의 이목을 집중시키는 문구를 활용하는 것이 좋아요. 배너에는 멀리서도 시선을 끌 수 있도록 강렬한 컬러와 텍스트 디자인 등을 활용하고, 제품과 서비스의 특성을 한 번에 이해할 수 있도록 짧고 간결한 문구를 사용해야 합니다. 아래와 같은 문구 유형을 박람회 배너에 활용해보세요.

의문형: OO에 어려움을 겪고 계신가요?
문제 해결형: OO 문제를 해결해 줄 OO을 만나보세요!
부스 방문 유도형: 혁신적인 OO, 지금 바로 OO 부스에서 체험해 보세요!
제품/서비스 소개형: 2023년 OO 디자인 페어 수상 OO 첫 공개!
혜택 제공형: OO 부스 방문 선착순 OO에게 기념품을 드립니다!

3) 박람회 리드 후속 관리하기

박람회에선 세일즈로 연결할 수 있는 세일즈 리드를 확보하는 것이 중요하기에 박람회가 끝난 뒤에도 리드의 중요도에 따라 철저하게 고객을 관리해야 한다고 설명드렸어요. 엑셀, 노션 등에 수집한 고객 정보를 등록해 관리 할 수도 있지만, 다량의 리드를 확보하고 관리해야 하는 박람회 이후에는 철저한 등록과 효율적인 관리를 위해 고객 관리 솔루션을 활용하기를 추천드립니다.

영업 현황 기능을 제공하는 CRM을 활용한다면 리캐치에서 박람회에서 수집한 리드, 혹은 여러 마케팅 채널에서 유입되는 리드를 수월하게 등록하고 관리할 수 있어요. 게다가 데이터를 기반으로 계약 달성한 수, 자료를 전송한 고객 수, 미팅을 제안한 수, 미팅을 진행한 수 등을 통계로 확인할 수 있기 때문에 박람회에서 중요한 목표와 KPI, 후속 관리가 가능하죠.